Jaarrond onderhoud in Friesland
‘Geen applaus meer voor oud gedrag’
‘Wij zijn degene die het geld hebben, dus de rest moet maar gewoon luisteren? Nee, zo werkt het niet. We staan met onze opdrachtnemers in de bedrijfsvoering heel dicht bij elkaar en kennen elkaars belangen. Maar we willen ook continuïteit en onze medewerkers een constante en gezonde werkdruk geven,’ aldus Ruben Grevers, Manager Vastgoed bij Accolade, een woningcorporatie met zo’n 16.000 woningen in en om Drachten, Franeker, Heerenveen, Joure en Sneek.
Grootste uitdaging
‘Ik snap dat Boekema een commercieel bedrijf is. Hans weet dat wij een sociaal maatschappelijke organisatie zijn en verantwoording moeten afleggen. Op strategisch niveau lukt het best om resultaatgericht samenwerken (RGS) volgens de boekjes op te tuigen. Maar hoe laat je het indalen bij het middenkader en op tactisch-operationeel niveau? Daar ligt de grootste uitdaging. En dat heeft alles te maken met houding en gedrag. Wat wij op directieniveau zo’n 1,5 jaar geleden in gang hebben gezet, landt daar nu pas.’
Durf elkaar aan te spreken
Best logisch vindt Hans Boekema, van het gelijknamige onderhoudsbedrijf dat zo’n 100 gedreven vakmensen telt. ‘Jarenlang was iedereen gewend om te werken vanuit de rolverdeling opdrachtgever en opdrachtnemer. En ineens krijg je geen applaus meer voor dit ‘oude’ gedrag, maar moet je op een andere manier gaan samenwerken. Dat heeft tijd nodig, ook op de werkvloer. In de praktijk ontstaan vaak problemen als de ‘zachte kant’ daar niet goed op is ingericht. Een goede samenwerking is gebaseerd op gelijkwaardigheid. Dat betekent dat je elkaar durft aan te spreken.’
Niet pleasen
‘Maar gelijkwaardigheid, dat is makkelijk gezegd’, aldus Grevers. ‘Als je een goede samenwerkingsrelatie wilt opbouwen, betekent dat veel investeren in elkaar. Wat beweegt jou in jouw bedrijfsvoering, waar willen jullie naar toe, wat zijn onze doelen. Als opdrachtgever zit je niet op een pleasende opdrachtnemer te wachten. Je wilt horen wat er bij die opdrachtnemer leeft. Als je het daar met elkaar over hebt, voel je je op gegeven moment samen verantwoordelijk voor een opgave. Samen besluiten nemen gaat zoveel beter door goed naar elkaar te luisteren. Dat is een kwestie van langzaam opbouwen en elkaar snappen.’
Stoppen tijdens eerste coronagolf
In maart, ten tijde van de eerste coronagolf, kreeg Boekema van diverse corporaties het signaal ‘we gaan stoppen’. Accolade is met zes partners om tafel gegaan om de binnen werkzaamheden weer op een veilige manier op gang te krijgen. Er is veel energie gestoken in protocollen en communicatie om het vertrouwen van bewoners te krijgen. Boekema: ‘Omdat we de zachte kant van de samenwerking goed op orde hebben, is het ook makkelijker om een issue als corona met elkaar aan te pakken.’
Rond voor 2022
Grevers: ‘Door de onderhoudsbegroting voor komend jaar – al ruim een jaar geleden afgerond – kunnen wij de prestatieafspraken die wij maken met de gemeente baseren op een “harde” begroting die gemaakt is door en met onze ketenpartners. Zelfs voor 2022 zijn we al bijna rond. Doel is om 2 tot 3 jaar vooruit de begroting klaar te hebben. Dat betekent dat Boekema en andere ketenpartners de werkzaamheden al in hun planning voor januari 2022 kunnen opnemen.’
Lijn vlak houden
Boekema: ‘Bij een traditionele werkwijze ontvingen we pas in het eerste kwartaal de aanvragen. Na voorbereiding volgde een piekbelasting in de 2de helft van het jaar, zowel in uitvoering als in het aantrekken van mensen. En die vaklieden gingen vervolgens ook weer weg, omdat je geen continuïteit kon bieden. Met jaarrond onderhoud kunnen we niet alleen de beste vaklieden aantrekken en aan ons binden, maar ook ons hele bedrijfsmodel hierop bouwen.
Doordat we met vaste mensen in vaste teams kunnen werken zie je het effect daarvan in de samenwerking en kwaliteit. Ze leren de complexen kennen en zijn vertrouwd met de bewoners. En door het afvlakken van de piekbelasting verminderen we ook de faalkosten. De lijn vlak kunnen houden zorgt voor rust op meerdere fronten.’
RGS tips van Hans Boekema:
– Ga het gesprek aan vanuit de relatie
– Maak samen de verdiepingsslag, fouten maken mag
– Werk samen op basis van gelijkwaardigheid en durf elkaar aan te spreken
– Heb ook aandacht voor de “zachte kant” van samenwerken
RGS tips van Ruben Grevers:
– Deel je kwetsbaarheden, ook als ketenpartners onderling
– Lukt iets niet direct, deel je teleurstelling en wees gezamenlijk verantwoordelijk voor de jaaropgave
– Door wederzijds begrip is met de vuist op tafel slaan niet nodig
Ruben Grevers (links) en Hans Boekema (rechts)